Le Chambon Feugerolles
22 juillet 2017
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Organiser une manifestation associative

Fleche La commune du Chambon-Feugerolles a la chance de compter de nombreuses associations. Gage de services diversifiés à la population, elles sont des partenaires importants de la Ville dans le domaine de l'animation, des loisirs, du sport...

Les associations intervenant sur la commune ont désormais un interlocuteur privilégié : le service vie associative situé au rez-de-chaussée de l'hôtel de ville. Ce guichet unique a été instauré pour une plus grande simplicité et afin de simplifier les démarches des membres et des dirigeants associatifs. Le service est là pour répondre à tout renseignement, et pour recevoir toute demande d'organisation d'événement. Pour l'organisation de tout événement une nouvelle procédure a été mise en place.


Procédure pour organiser un évènement

Etape 1 : Adresser une demande écrite au maire avec les renseignements suivants : - Nom de la structure qui fait la demande - Type de structure (association chambonnaire, école/collège/lycée ou autre demande (préciser) - Adresse du siège social - Nom et date de l’événement envisagé - Nom du responsable, N° de téléphone, Mobile, Fax, Mail - Nature de la demande : salle, matériel, communication, vin d’honneur, fleurissement ou autre (préciser) - Précision sur le matériel (quantité, caractéristiques souhaitées, date de mise en place, date de montage, ….)

Etape 2: Service vie associative : La faisabilité technique Le service vie associative coordonne la faisabilité technique de la demande avec les différents services municipaux et rédige une fiche de manifestation. L’avis de l’OMS sera sollicité pour les manifestations sportives de grande ampleur, les manifestations ponctuelles non prévues lors de la planification et les demandes émanant d’associations sportives extérieures à la commune.

Etape 3 : La validation définitive Le service vie associative rédige un courrier de réponse définitive à l’organisateur soit favorable soit défavorable. Une copie de la fiche manifestation avec la signature de l’élu est annexée au courrier.

Attention : Les services municipaux ne peuvent répondre à une demande que s’ils disposent d’une fiche signée par l’élu.
 

>>> Cliquez ici pour télécharger la fiche pour l'organisation d'une manifestation

 



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